Salvo que tu trabajo requiera que estés realmente conectado al correo electrónico, limita las veces al día que dedicas a revisar tu email a un máximo de 3. Si puedes hacerlo solo 1 vez, mejor que mejor.

Debes aprender a diferenciar y dividir los mensajes “importantes” (que debes atender) de los “urgentes”. Si realmente es urgente, te llamarán. No dejes que otros establezcan las prioridades de tu trabajo. Eres tú quien decide lo que es verdaderamente importante.

3. Organiza tu escritorio

Es mucho más fácil distraerse cuando se tiene mil cosas en la mesa de trabajo (el móvil, pilas de papeles, notas, revistas, catálogos…).

Evita las notas pegadas en la pantalla del ordenador: no solo te desconcentran, sino que generan agobio y anisedad, ya que no hacen más que mandar mensajes a tu subconsciente de que te faltan un montón de cosas por hacer.

Si simplificas tu escritorio al máximo, no tendrás distracciones y cumplirás tus tareas diarias con eficiencia y en mucho menos tiempo.

4. Organiza tu espacio de trabajo

La organización de tu oficina o espacio de trabajo no debe limitarse solo a tu mesa de escritorio. Toda la estancia debe estar organizada, completamente despejada y limpia.

El desorden, o tener un montón de cosas esparcidas por todas partes genera infinidad de información y datos que llegan directamente a tu cerebro y que provocan una necesidad de decisión. El poder del minimalismo y del orden radica precisamente en que, cuantas menos cosas tenemos alrededor, menos preguntas y decisiones tenemos que atender mentalmente.

Esto también aplica al número de pestañas, programas y aplicaciones abiertas al mismo tiempo en el ordenador: quédate únicamente con lo que necesitas usar en casa momento y cada tarea para ir mucho más rápido.

5. Evita el “multitasking”

Puede que seas una de esas personas que es capaz de ocuparse de más de una cosa a la vez, pero no deberías hacerlo si tu objetivo es terminar antes.

Está comprobado que es mucho más eficiente concentrarse en una única tarea que intentar abarcar varias al mismo tiempo (multitasking). Y además de terminar cada gestión en menos tiempo, reducirás tus niveles de ansiedad.

6. Organiza las tareas según su tipo y grado de complicación

Agrupar las tareas que son similares es una buena metodología de trabajo. Por ejemplo, si debes escribir varios artículos, responder emails y hacer varias llamadas de teléfono, lo mejor es que hagas cada tipo de tarea por bloques en vez de mezclarlas.

Es decir, si estás en el momento de las llamadas telefónicas y un cliente al que acabas de llamar necesita que le envíes un email, es mejor que te lo apuntes y mandes el email en el momento dedicado a los correos que parar y enviarle el email sobre la marcha. Puede parecer que es mejor porque tienes la información “fresca”, pero te costará mucho más volver a coger el ritmo de trabajo “en cadena”

Es recomendable organizar las tareas en función de su dificultad: muy complicadas / complicadas / poco complicadas. Atendiendo primero las “complicadas”, luego las “muy complicadas” y finalmente las “poco complicadas” conseguirás la mejor concentración y, por lo tanto, la productividad óptima para hacerlo bien y en menos tiempo.

7. Dedícale menos horas a la televisión

Limita los ratos frente a la tele solo al horario del Prime Time (por la noche) y procura reducir el tiempo a 1 hora como máximo.

Sé lo más objetivo posible, analiza los pros y los contras, y evita los programas que realmente no te aportan nada. Sabiendo que solo tienes 1 hora, selecciona los programas o series que más te gustan y te entretienen. El zapping debe ser erradicado de tu vida, pues es sinónimo de perder el tiempo.

8. Optimiza tus horas de sueño

El descanso es importante y no es negociable, pero puede que estés invirtiendo más horas a dormir de las que realmente son necesarias o, por el contrario, puede que no estés durmiendo lo suficiente.

Solo necesitas 6 horas de sueño profundo para tener las pilas completamente recargadas por la mañana, ni más, ni menos.

En el caso de que no seas capaz de dormir esas 6 horas o sufras de insomnio, hay varios trucos para conseguir conciliar el sueño: evitar la TV y las pantallas de móviles, tablets u ordenadores al menos 2 horas antes de irte a dormir; leer un libro en la cama; practicar meditación, Yoga Nidra o Niksen para desintoxicar tu mente todo lo posible…

9. Programa tus llamadas telefónicas

Puede parecer exagerado, pero muchas veces se nos pasa el día entero entre una llamada telefónica y otra. Si quieres aprovechar tus horas despierto y obtener un tiempo extra para ti, limita tus llamadas telefónicas, prográmalas e informa a tus amigos, familiares y clientes de las horas a las que estás disponible.

Un truco es grabar un mensaje en el contestador avisando del horario al que te pueden encontrar. Si es algo urgente, te enviarán un sms. Así no perderás minutos en conversaciones que no tenías planeadas.

Siguiendo estos consejos lograrás desarrollar una mentalidad basada en la gestión de recursos que te ayudará a ser más eficiente y a optimizar el tiempo que se inviertes en cada tarea de tu rutina diaria. Esto te permitirá sacar al menos una hora diaria extra para que puedas hacer lo que desees, sin presiones ni cargos de conciencia.

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